Chú ý trong thao tác phần mềm Dự toán GXD sẽ rất mượt mà không bị lỗi

Chú ý trong thao tác phần mềm Dự toán GXD sẽ rất mượt mà không bị lỗi

Nhiều bạn dùng phần mềm Dự toán GXD hay gặp lỗi và rất bực mình. Vì sao? Tôi đã sử dụng phần mềm thực hiện hàng trăm công trình lớn nhỏ các loại, tại sao vận hành rất ngọt ngào, mượt mà? Nhiều người khác cũng vậy. Còn bạn thì lại hay gặp trục trặc? Hoặc là không đọc kỹ hướng dẫn sử dụng, không xem video hướng dẫn nên thao tác phần mềm chưa đúng đúng. Hoặc là bạn còn kém Excel, vì phần mềm chạy trên Excel. Hoặc là bạn quá thụ động, phần mềm chạy trên Excel là để: trong nhiều trường hợp lệnh của phần mềm không dùng được thì dùng hàm và lệnh của Excel để giải quyết nhanh công việc. Khi làm việc bạn ưu tiên điều gì hơn? Tiến độ công việc của bạn hay xử lý lỗi phần mềm?

Cái gì cũng có Nguyên tắc của nó. Nếu bạn tuân thủ nguyên tắc, mọi chuyện sẽ rất êm xuôi.

Bạn bãy chú ý những điều dưới đây để thao tác chuẩn ngay từ đầu thì phần mềm Dự toán GXD sẽ luôn rất mượt mà, ngọt ngào mà ít khi bị lỗi.

• Hãy đọc kỹ hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán GXD

Kinh nghiệm cho thấy nhiều lúc công việc của bạn yêu cầu tiến độ rất khẩn trương với lượng dữ liệu cực lớn phải xử lý. Nếu biết bạn chỉ cần vài kích chuột là xong. Nhưng do không biết, lúc cần mới vắt chân lên cổ tìm cách và bạn sẽ có cảm giác bất lực trước nhiệm vụ sếp giao và rất căng thẳng với công việc.

• Thiết lập các tùy chọn

Tùy chọn ngay từ đầu khi mở file dự toán mới, trước khi tra mã công việc, phần mềm sẽ chạy theo đúng thuật toán đã được lập trình: chỗ nào cần link công thức hoặc tính bù/trừ chênh lệch ngay từ đầu. Làm xong rồi, chặng đường đi khá xa rồi mới quay lại chọn phương pháp thì có thể phải làm lại hoặc thao tác chỉnh sửa lại mất thời gian.

• Thao tác với cả dòng, hạn chế với nhóm ô, nhóm vùng

– Khi thao tác copy công việc cố gắng copy cả dòng hoặc nhóm dòng: Kích vào tiêu đề dòng và chọn copy, sau đó paste cả dòng.

– Khi cắt (cut) cũng nên cắt cả dòng hoặc nhóm dòng: Kích phải chuột vào công tác chọn Cut, tới vị trí muốn di chuyển kích phải chọn Insert Cut. Các công thức link tới sẽ tự di chuyển theo.

• Xóa công tác hãy dùng lệnh Xóa công tác

Tại sheet Du toan XD (Dự toán XD), kích phải vào chọn lệnh Xóa công tác. Không kích phải vào tiêu đề rồi chọn lệnh Delete, bởi như vậy sẽ để lại 1 đơn giá thừa dữ liệu rác bên sheet Don gia XD (Đơn giá Xây dựng).

• Khi di chuyển công tác hoặc dòng dữ liệu

Dùng lệnh trên menu chuột phải: Kích phải chuột chọn lệnh Di chuyển công tác tới vị trí đã chọn

• Lưu file dạng .xlsm hoặc .xls

Nếu bạn lưu file dạng .xlsx, Excel sẽ hỏi sẽ xóa các mã code viết thêm, ví dụ hàm Khối lượng (kl) đi theo file, bạn chọn Yes, Excel sẽ xóa hết. Lần sau mở file ra sẽ lỗi.

• Các dữ liệu nhân công, máy thi công

Có nhiều cách hiểu khác nhau giữa hướng dẫn, số liệu công bố của Bộ với công bố của địa phương. Nên bạn sẽ là người quyết định số liệu đầu vào, phần mềm chỉ đề xuất.

Ví dụ 1: Nhóm nhân công. Đọc Thông tư của Bộ thì hiểu là thuộc nhóm 1, nhưng có nhiều người lại hiểu là nhóm 2. Trường hợp này phần mềm đổ ra nhóm 1 và có lệnh Kích phải chuột vào dòng Nhân công để đổi qua lại Nhóm 1 với Nhóm 2. Quyết định phải là bạn, phần mềm không tự động được.

Ví dụ 2: Lương thợ điều khiển máy, số liệu định mức máy, nguyên giá máy… do chủng loại máy là rất đa dạng, các nước khác nhau trên thế giới sản xuất, số liệu mỗi máy mỗi công trình mỗi khác… Dữ liệu phần mềm chạy ra chỉ là đề xuất theo hướng dẫn của Thông tư số 06/2016/TT-BXD. Kiểm tra lại, đưa số liệu của mình vào thay hoặc dùng số liệu phần mềm đề xuất là do người lập dự toán quyết định.

• Chú ý ID và số thứ tự công việc

Ở sheet Du toan XD và sheet Don gia XD có cột A ẩn. Cột đó chứa ID của công việc, phần mềm dựa vào đó để đánh dấu, sắp xếp công việc tương ứng với đơn giá. Còn cột số thứ tự là để bạn sử dụng, nhìn thấy để theo dõi.

Đôi khi vì lý do gì đó như là bạn copy hoặc chèn thêm, xóa bớt có thể ID với STT bị lệch nhau, nên thông báo 1 số lỗi không mong muốn. Khi đó bạn chỉ việc vào sheet Don gia XD hiện cột A bị ẩn ra, copy sao cho STT và ID khớp nhau là OK.

• Luôn tìm cách liên kết (link) công thức

Bạn nên tìm cách link các công thức từ bảng số liệu đầu vào, hạn chế tính toán ở bên ngoài rồi nhập kết quả vào. Bởi thiết kế có thể thay đổi làm số liệu đầu vào thay đổi, khi đó nếu link thì bạn chỉ việc nhập số liệu vào, kết quả sẽ thay đổi, nếu bạn không để ý cập nhật rất có thể kết quả sẽ không đúng, nhất là khi bảng tính lớn có hàng ngàn số liệu.

• Nhập đè thay thế dữ liệu

Có nhiều trường hợp, bạn cần thay thế dữ liệu trong 1 ô bảng tính, khi đó cứ nhập đè luôn lên trên, không cần phải xóa đi rồi mới nhập dữ liệu. Nhiều bạn cứ phải kích vào, đánh dấu dữ liệu rồi mới nhập, như vậy thừa thao tác, tốn thời gian và nhìn không chuyên nghiệp chút nào.

• Thư mục cơ sở dữ liệu không để dấu tiếng Việt

Nhiều bạn copy cơ sở dữ liệu của phần mềm vào thư mục rồi đặt tên với đủ dấu tiếng Việt, tra cứu dữ liệu có thể không chạy. Hãy đặt tên thư mục không dấu.

Kết luận:

Phần mềm Dự toán GXD là phần mềm chuyên ngành có nhiều tính năng. Để vận hành tốt bạn vừa cần hiểu kiến thức chuyên môn, vừa cần kiến thức tin học và cả kinh nghiệm để vận hành. Lại thêm Excel có hàng ngàn hàm và chức năng khác nữa. Hãy đọc, học, nắm bắt các tính năng, thành thạo từ trước, để khi cần thì chỉ việc ứng dụng, lôi ra dùng ngay, bạn sẽ thấy công việc và cuộc đời rất vui và thú vị. Nhiều năm làm nghề chúng tôi đã áp dụng cách này, tìm hiểu học hỏi mọi thứ khi có cơ hội và lôi ra dùng khi cần đến. Gặp việc nghĩ ngay được giải pháp, không phải loay hoay, yêu đời, yêu nghề lắm.

Hãy truy cập kênh video tìm danh sách hướng dẫn sử dụng Dự toán GXD youtube.com/giaxaydung. Một video ví dụ: