11 chú ý chuẩn ngay từ đầu thì vận hành phần mềm dự toán sẽ rất ngọt ngào mượt mà
11 chú ý thao tác chuẩn ngay từ đầu thì vận hành phần mềm dự toán sẽ rất ngọt ngào mượt mà
Nhiều bạn dùng phần mềm chẳng đọc kỹ hướng dẫn sử dụng, cũng không xem video hướng dẫn nên vận hành chưa đúng. Bạn chú ý những điều dưới đây để thao tác chuẩn ngay từ đầu thì phần mềm Dự toán GXD sẽ luôn rất mượt mà, ngọt ngào mà ít khi bị lỗi.
1. Thiết lập các Tùy chọn
Tùy chọn ngay từ đầu khi mở file dự toán mới, trước khi tra mã công việc, phần mềm sẽ chạy theo đúng thuật toán đã được lập trình: chỗ nào cần link công thức hoặc tính bù/trừ chênh lệch ngay từ đầu. Làm xong rồi, chặng đường đi khá xa rồi mới quay lại chọn phương pháp thì có thể phải làm lại hoặc thao tác chỉnh sửa lại mất thời gian.
2. Thao tác với cả dòng, hạn chế với nhóm ô, nhóm vùng
– Khi thao tác copy công việc cố gắng copy cả dòng hoặc nhóm dòng: Kích vào tiêu đề dòng và chọn copy, sau đó paste cả dòng.
– Khi cắt (cut) cũng nên cắt cả dòng hoặc nhóm dòng: Kích phải chuột vào công tác chọn Cut, tới vị trí muốn di chuyển kích phải chọn Insert Cut. Các công thức link tới sẽ tự di chuyển theo.
3. Xóa công tác hãy dùng lệnh Xóa công tác, đừng dùng Ctrl + – của Excel
Tại sheet Du toan XD (Dự toán XD), kích phải vào chọn lệnh Xóa công tác / Xóa dòng thừa. Không kích phải vào tiêu đề rồi chọn lệnh Delete, bởi như vậy sẽ để lại 1 đơn giá thừa dữ liệu rác bên sheet Don gia XD (Đơn giá Xây dựng).
4. Khi di chuyển công tác hoặc dòng dữ liệu
Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + X và lệnh di chuyển trên menu chuột phải: Biết lệnh này bạn sẽ thú vị lắm. Hãy kích vào đây xem bài hướng dẫn di chuyển công tác trong bảng dự toán.
5. Lưu file dạng .xlsm hoặc .xls
Nếu bạn lưu file dạng .xlsx, Excel sẽ hỏi sẽ xóa các mã code viết thêm, ví dụ hàm Khối lượng (kl) đi theo file, bạn chọn Yes, Excel sẽ xóa hết. Lần sau mở file ra sẽ lỗi. Mời bạn xem video.
6. Các dữ liệu nhân công, máy thi công
Có nhiều cách hiểu khác nhau giữa hướng dẫn, số liệu công bố của Bộ với công bố của địa phương. Nên bạn sẽ là người quyết định số liệu đầu vào, phần mềm chỉ đề xuất.
Ví dụ 1: Nhóm nhân công. Đọc Thông tư của Bộ thì hiểu là thuộc nhóm 1, nhưng có nhiều người lại hiểu là nhóm 2. Trường hợp này phần mềm đổ ra nhóm 1 và có lệnh Kích phải chuột vào dòng Nhân công để đổi qua lại Nhóm 1 với Nhóm 2. Quyết định phải là bạn, phần mềm không tự động được.
Ví dụ 2: Lương thợ điều khiển máy, số liệu định mức máy, nguyên giá máy… do chủng loại máy là rất đa dạng, các nước khác nhau trên thế giới sản xuất, số liệu mỗi máy mỗi công trình mỗi khác… Dữ liệu phần mềm chạy ra chỉ là đề xuất theo hướng dẫn của Thông tư số 09/2019/TT-BXD. Kiểm tra lại, đưa số liệu của mình vào thay hoặc dùng số liệu phần mềm đề xuất là do người lập dự toán quyết định.
7. Chú ý ID và số thứ tự công việc
Ở sheet Du toan XD và sheet Don gia XD có cột A ẩn. Cột đó chứa ID của công việc, phần mềm dựa vào đó để đánh dấu, sắp xếp công việc tương ứng với đơn giá. Còn cột số thứ tự là để bạn sử dụng, nhìn thấy để theo dõi.
Đôi khi vì lý do gì đó như là bạn copy hoặc chèn thêm, xóa bớt có thể làm ID và STT bị lệch nhau, phần mềm sẽ báo lỗi. Khi đó bạn chỉ việc vào sheet Du toan XD và sheet Don gia XD hiện cột A bị ẩn ra, copy sao cho STT và ID khớp nhau là OK.
8. Luôn tìm cách liên kết (link) công thức
Bạn nên tìm cách link các công thức từ bảng số liệu đầu vào, hạn chế tính toán ở bên ngoài rồi nhập kết quả vào. Bởi thiết kế có thể thay đổi làm số liệu đầu vào thay đổi, khi đó nếu link thì bạn chỉ việc nhập số liệu vào, kết quả sẽ thay đổi, nếu bạn không để ý cập nhật rất có thể kết quả sẽ không đúng, nhất là khi bảng tính lớn có hàng ngàn số liệu.
9. Nhập đè thay thế dữ liệu
Có nhiều trường hợp, bạn cần thay thế dữ liệu trong 1 ô bảng tính, khi đó cứ nhập đè luôn lên trên, không cần phải xóa đi rồi mới nhập dữ liệu. Nhiều bạn cứ phải kích vào, đánh dấu dữ liệu rồi mới nhập, như vậy thừa thao tác, tốn thời gian và nhìn không chuyên nghiệp chút nào.
10. Thư mục cơ sở dữ liệu không để dấu tiếng Việt
Nhiều bạn copy cơ sở dữ liệu của phần mềm vào thư mục rồi đặt tên với đủ dấu tiếng Việt. Điều này có thể làm khi bạn tra công tác có thể không chạy. Hãy đặt tên thư mục không dấu.
11. Hãy đọc kỹ hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự toán GXD
Kinh nghiệm cho thấy nhiều lúc công việc của bạn yêu cầu tiến độ rất khẩn trương với lượng dữ liệu cực lớn phải xử lý. Nếu biết bạn chỉ cần vài kích chuột là xong. Nhưng do không biết, lúc cần mới vắt chân lên cổ tìm cách và bạn sẽ có cảm giác bất lực trước nhiệm vụ sếp giao và rất căng thẳng với công việc.
Phần mềm Dự toán GXD là phần mềm chuyên ngành có nhiều tính năng. Để vận hành tốt bạn vừa cần hiểu kiến thức chuyên môn, vừa cần kiến thức tin học và cả kinh nghiệm để vận hành. Lại thêm Excel có hàng ngàn hàm và chức năng khác nữa. Hãy đọc, học, nắm bắt các tính năng, thành thạo từ trước, để khi cần thì chỉ việc ứng dụng, lôi ra dùng ngay, bạn sẽ thấy công việc và cuộc đời rất vui và thú vị.
Nhiều năm làm nghề chúng tôi đã áp dụng cách này, tìm hiểu học hỏi mọi thứ khi có cơ hội và lôi ra dùng khi cần đến. Gặp việc nghĩ ngay được giải pháp, không phải loay hoay, yêu đời, yêu nghề lắm.
