12 hàm Excel cơ bản người lập dự toán cần biết thành thạo

12 hàm Excel cơ bản người lập dự toán cần biết thành thạo
Nắm bắt 12 hàm Excel này cũng giúp bạn dùng thỏa thích trong các phần mềm GXD như Dự toán GXD, Dự thầu GXD, QLCL GXD, Quyết toán GXD. Tức là sao? Tức là khi đang chạy phần mềm Dự toán GXD để xử lý số liệu chẳng hạn, nếu cần dùng các hàm này bạn cứ vậy ngay dùng thôi, không phải xuất dự toán qua Excel rồi mới dùng hàm, bởi chính nó là Excel rồi. Tiện lợi và mạnh quá đi mà. 

1. HÀM SUM()

Đây là hàm Excel kinh điển mà bất cứ ai khi học Excel đều được làm quen đầu tiên.
Cách sử dụng như sau: Nếu bạn muốn tính tổng các con số trong hai ô A3 và A4, sau đó hiển thị kết quả trong ô A5 thì hãy di chuyển đến ô A5 và gõ “=SUM”, chọn hàm SUM hiện ra trong danh sách.
Tiếp theo, bạn nhấn chuột chọn A3 và A4.
Cuối cùng, bạn nhấn Enter và kết quả tính tổng các số trong hai ô A3 và A4 sẽ hiện ra.
  • Bạn có thể dùng hàm =SUM để tính tổng của hai hay nhiều ô.
  • Mẹo: Bạn có thể đánh dấu 1 vùng dữ liệu và bấm Alt + + thì Excel sẽ tự động tạo hàm tổng cộng ở dưới cùng.

2. HÀM AVERAGE()

Đúng như tên gọi của mình, hàm AVERAGE() trả về kết quả là giá trị trung bình của những số được chọn.
Giả sử nếu bạn có bảng giá vật liệu với dữ liệu giá xi măng của 9 quận huyện nằm rải từ cột A3 cho tới cột A11. Để tính giá xi măng trung bình, bạn chỉ cần gõ vào ô A12 hàm =AVERAGE(A3:A11). Khi đó, kết quả trả về tại ô A12 sẽ là giá trị trung bình của các ô từ A3 cho tới A11.
Đối với các ô nằm kề nhau, bạn có thể dùng con trỏ chuột kéo thả để đánh dấu vùng chọn dữ liệu hoặc nếu các ô không nằm liền kề nhau thì bạn hãy nhấn chọn từng ô một.

3. HÀM MIN() VÀ MAX()

Hàm =MIN() cho phép bạn tìm giá trị nhỏ nhất của một vùng dữ liệu. Ví dụ, bạn muốn tìm giá đá nhỏ nhất trong phạm vi từ ô B4 cho tới ô B35 thì chỉ cần gõ =MIN(B4:B35)
Tương tự như vậy hàm =MAX() trả về giá trị dữ liệu lớn trong phạm vi cần tìm.

4. HÀM COUNT() VÀ COUNTA()

Giả sử bạn có một bảng tính gồm các ô chỉ chứa chữ số và các ô chỉ chứa chữ cái và bạn muốn biết có bao nhiêu ô chỉ chữ chữ số, bao nhiêu ô chỉ chứa chữ cái. Khi đó, hàm =COUNT() cho phép bạn tính số ô có chữa chữ số còn hàm =COUNTA() cho phép bạn tính số ô chứa nội dung (kể cả số, chữ và biểu tượng).
Hàm Counta() kết hợp hàm If() trong phần mềm Dự thầu GXD có thể hiển thị đánh số thứ tự công việc tự động rất hay, tự động thay đổi khi thêm bớt.
Cách thực hiện: Ở cột Số thứ tự bạn lập hàm If với điều kiện nếu bên mã hiệu công việc khác rỗng “” thì hiển thị số, nếu không để rỗng “”, hàm counta() sẽ đếm từ ô đầu tiên đến ô tiếp theo. Ô đầu tiên cố định địa chỉ, ô tiếp theo để chạy. Ví dụ: =IF(E2<>””;COUNTA($D$2:D2);””)

5. HÀM LEN()

Hàm =LEN() cho phép đếm tổng số ký tự (chiều dài chuỗi ký tự) trong một ô bao gồm cả chữ cái, chữ số và khoảng trắng.

6. HÀM CONCATENATE()

Hàm này cho phép ghép dữ liệu của hai hay nhiều ô lại với nhau. Chẳng hạn bạn có một bảng dữ liệu gồm tên, ngày tháng năm sinh, quê quán và muốn ghép lại với nhau thì hãy dùng hàm Concatenate().
Ví dụ: Hàm này có thể ứng dụng để ghép tên, số các biên bản nghiệm thu trong phần mềm Quản lý chất lượng GXD.

7. HÀM DAYS()

Hàm Days() cực hữu ích cho những ai muốn tính số ngày giữa hai mốc thời gian. Chẳng hạn ô A2 chứa dữ liệu ngày bắt đầu là 10/6/2014 trong khi ô B2 chứa dữ liệu ngày kết thúc là 12/11/2015 thì để tính số ngày giữa hai mốc thời gian này, bạn chỉ cần di chuyển đến ô C2 và gõ công thức =DAYS(A2,B2).
Ví dụ: Hàm này có thể dùng để đánh ngày tháng cho thuyết minh hoặc hiển thị ở bảng tổng hợp dự toán tiện in hồ sơ trong Dự toán GXD.

8. HÀM NETWORKDAYS()

Hàm này cho phép tính số ngày làm việc trong một khoảng thời gian cụ thể. Theo cách tính của hàm =NETWORKDAYS() thì một tuần sẽ có 5 ngày làm việc.

9. HÀM TRIM()

TRIM() là hàm dùng để cắt bỏ các khoảng trống trong một ô. Ví dụ để loại bỏ khoảng trống trong ô A2, bạn có thể gõ =TRIM(A2) vào ô B2.

10. HÀM =NOW()

NOW() Để hiển thị ngày tháng và giờ hiện tại trong một ô nào đó, bạn chỉ cần gõ =NOW(). Kết quả trả về chính là ngày tháng và giờ hiện tại trên hệ thống máy tính.
Ví dụ: Hàm này có thể dùng để đánh ngày tháng tự động ở tờ bìa hồ sơ Dự toán GXD. Khi in ra là ra đúng thời điểm xuất hồ sơ luôn.

11. HÀM IF()

IF là hàm điều kiện Nếu-Thì rất quan trọng khi dùng Excel không thể không biết. Ví dụ: Dùng kết hợp hàm Counta() với hàm If() để đánh số thứ tự theo ý muốn trong Dự toán GXD hoặc Dự thầu GXD đã đề cập ở trên.

12. HÀM SUMIF()

Sumif() là hàm cộng tổng có điều kiện. Khi thi công công trình Quốc tế Mỹ ở Ciputra, tôi đã phải mất hàng tuần để cộng những bảng thống kê cốt thép dài dằng dặc. Đã thế lại còn nhầm lẫn lung tung, và khi biết tin có thay đổi thiết kế phải cộng lại thì tái hết mặt. Sau khi biết hàm Sumif() cộng tổng các cốt thép thỏa mãn điều kiện <=10mm, <18mm và >18mm trở nên nhanh và nhàn hạ vô cùng. Đây cũng là lý do mà tôi đưa bảng Thống kê thép vào trong phần mềm Dự toán GXD và sau này là tất cả các phần mềm GXD.
Còn nhiều hàm Excel khác và công dụng rất hay, nếu bạn học và ghi nhớ, để khi làm việc cần đến bạn có thể sử dụng thành thạo thì công việc của bạn sẽ thật tuyệt vời.
Tại khóa học Tin học văn phòng xây dựng do GXD tổ chức, bạn sẽ được giảng dạy những hàm Excel tuyệt vời. Khóa học để đổi lấy những kinh nghiệm tiết kiệm nhiều năm cho bạn. Hãy liên hệ Ms Thu An 0985 099 938 để ghi danh.

About The Author

>